プロジェクトが遅れる原因とその対策

皆さんこんにちは

 Great Leap Consulting株式会社 代表の松田尚泰です。

本日は、ビジネスに関して、プロジェクトマネジメントについて書きたいと思います。

今回は、プロジェクトマネジメントに必要なスケジュール通りに進めるための重要なポイント２点をお伝えします。

【重要なポイント】

・プロジェクトが遅れる理由は、スケジュール作成の段階で起こる可能性がある

・WBS（Work Breakdown Structure）を作成するときに、バッファーの持ち方を考慮する

それでは、始めましょう！

自分自身、プロジェクトマネージャー（以下PM）として、事業に参画していました。

その中で、よくみてきた事例は、

『プロジェクトの進捗が遅れている』

です。

もちろんPMの役目は、遅れることなく、プロジェクトを実施することが求められるのですが、PMがいるのにもかかわらず、プロジェクトが遅れてしまうことが多くあります。

その原因は、

-ベンダー（外部に委託している業者）がうまく動かない

-スケジュール通りにメンバーが動いてくれない

などなど、色々あると思います。

でもプロジェクトのスケジュールを引く段階で、失敗しているケースもあるんです。

ここで皆さんに質問です。

『プロジェクトのスケジュールを引く時、どのように計画していますか？』

少し漠然としているので、もう少し具体的に言うと、

『プロジェクトのスケジュールを引く時、各プロセスにバッファーを置いてませんか？』

もし各プロセスにバッファーを置いて設計しているのであれば、ほとんどの割合でプロジェクトが遅れます。

なぜなら、各プロセスに含めているバッファーは、PMが望んでいるバッファーとしての機能を持たないからです。

どうゆうことか、もう少しブレイクダウンしてみましょう。

通常、PMはプロジェクトを計画通り進めるために、プロジェクトで必要があるプロセスと日程をまとめたWBS（Work Breakdown Structure）というものを作成します。

例を下に載せます（縦軸：プロジェクトで必要があるプロセス、横軸：日程）

ここで出てくるのが、下記２つのスケジュールの引き方です。

①各プロセスにバッファーを含めた形でスケジュールを引く

　（例：Web要件整理自体は3日でできるが、バッファー含めて７日に設定しておこう）

②各プロセスにバッファーを含めない形でスケジュールを引く

　（例：Web要件整理自体は3日でできるので、3日と設定する）

この場合、①ではなく、②を選択しないといけません。

①を選択すると何が起こるかというと、

・余計な時間をそのプロセスで費やす

・設定された日数ギリギリで共有される

ことになります。

そもそも担当者からの見積もり工数には、バッファーが含まれてますし、担当者も専属ではなく、同時進行で進めている業務があるため、締め切り日を延ばすと業務の優先順位が落ちます。

では、②を選択した時に、どこにバッファーを持てば良いのでしょうか。

答えは、『プロジェクトにバッファーを持たせる』です。

具体的にどうゆうことかというと、

（例えば、7月16日にサービスインだったとして、7月10日に製品が完成している状態で、

10日〜15日までの期間をバッファー期間として残しておきます。）

そうするとどうなるか・・・

バッファーの使い方を担当者ではなく、PMが選択できる

こうすることで、

PM自身で延ばす必要があるのかどうかを判断し、選択することができるのです。

PMが状況を把握し、選択・判断できることが、プロジェクトマネジメントの一つです。

遅れる・遅れないの判断は、全てPMが持てば、スケジュールが遅れることはありません。

僕も実際、この手法でプロジェクトを運用してますが、遅れたことはありません。

トライすることはとても簡単なことなので、皆さんもやってみてください！

Bye！！