• Naohiro Matsuda

プロジェクトが遅れる原因とその対策

皆さんこんにちは

 Great Leap Consulting株式会社 代表の松田尚泰です。


本日は、ビジネスに関して、プロジェクトマネジメントについて書きたいと思います。


今回は、プロジェクトマネジメントに必要なスケジュール通りに進めるための重要なポイント2点をお伝えします。


【重要なポイント】

・プロジェクトが遅れる理由は、スケジュール作成の段階で起こる可能性がある

・WBS(Work Breakdown Structure)を作成するときに、バッファーの持ち方を考慮する


それでは、始めましょう!


自分自身、プロジェクトマネージャー(以下PM)として、事業に参画していました。


その中で、よくみてきた事例は、


『プロジェクトの進捗が遅れている』


です。


もちろんPMの役目は、遅れることなく、プロジェクトを実施することが求められるのですが、PMがいるのにもかかわらず、プロジェクトが遅れてしまうことが多くあります。


その原因は、


-ベンダー(外部に委託している業者)がうまく動かない

-スケジュール通りにメンバーが動いてくれない


などなど、色々あると思います。


でもプロジェクトのスケジュールを引く段階で、失敗しているケースもあるんです。


ここで皆さんに質問です。

『プロジェクトのスケジュールを引く時、どのように計画していますか?』


少し漠然としているので、もう少し具体的に言うと、

プロジェクトのスケジュールを引く時、各プロセスにバッファーを置いてませんか?


もし各プロセスにバッファーを置いて設計しているのであれば、ほとんどの割合でプロジェクトが遅れます。


なぜなら、各プロセスに含めているバッファーは、PMが望んでいるバッファーとしての機能を持たないからです。


どうゆうことか、もう少しブレイクダウンしてみましょう。


通常、PMはプロジェクトを計画通り進めるために、プロジェクトで必要があるプロセスと日程をまとめたWBS(Work Breakdown Structure)というものを作成します。

例を下に載せます(縦軸:プロジェクトで必要があるプロセス、横軸:日程)



ここで出てくるのが、下記2つのスケジュールの引き方です。


①各プロセスにバッファーを含めた形でスケジュールを引く

 (例:Web要件整理自体は3日でできるが、バッファー含めて7日に設定しておこう)


②各プロセスにバッファーを含めない形でスケジュールを引く

 (例:Web要件整理自体は3日でできるので、3日と設定する)


この場合、①ではなく、②を選択しないといけません。


①を選択すると何が起こるかというと、


・余計な時間をそのプロセスで費やす

・設定された日数ギリギリで共有される


ことになります。


そもそも担当者からの見積もり工数には、バッファーが含まれてますし、担当者も専属ではなく、同時進行で進めている業務があるため、締め切り日を延ばすと業務の優先順位が落ちます。


では、②を選択した時に、どこにバッファーを持てば良いのでしょうか。


答えは、『プロジェクトにバッファーを持たせる』です。


具体的にどうゆうことかというと、

(例えば、7月16日にサービスインだったとして、7月10日に製品が完成している状態で、

10日〜15日までの期間をバッファー期間として残しておきます。)


そうするとどうなるか・・・


バッファーの使い方を担当者ではなく、PMが選択できる


こうすることで、

PM自身で延ばす必要があるのかどうかを判断し、選択することができるのです。


PMが状況を把握し、選択・判断できることが、プロジェクトマネジメントの一つです。

遅れる・遅れないの判断は、全てPMが持てば、スケジュールが遅れることはありません。


僕も実際、この手法でプロジェクトを運用してますが、遅れたことはありません。


トライすることはとても簡単なことなので、皆さんもやってみてください!


Bye!!




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